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Chi è e cosa fa il DPO

DPO (Data Protection Officer) è una figura di supporto per l'osservanza del Regolamento UE 2016/679.

In conformità all' art. 37 del Regolamento ha il compito principale di garantire, in maniera autonoma e indipendente, I’applicazione delle disposizioni del Regolamento da parte dell'ente.

Il DPO è obbligatorio per tutte le PA, mentre per tutti gli enti è obbligatorio solo nei casi in cui l'attività principale sia svolta su larga scala e coinvolga il trattamento di dati sensibili/particolari oppure dati giudiziari oppure sia una attività di monitoraggio regolare e sistematico.

Il DPO deve essere coinvolto dall'ente in tutte le questioni riguardanti il trattamento di dati personali ed è il punto di contatto sia per il Garante per a protezione dei dati persona per gli interessati.

II DPO ha il compito di:

• a) informare e consigliare l'ente circa gli obblighi ai sensi del Regolamento e delle altre disposizioni, europee e statali, in materia di protezione dei dati;
• b) fornire consulenza ove richiesto per quanto riguarda la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e monitorare i relativi adempimenti;
• c) cooperare con l'Autorità di vigilanza;
• d) agire come punto di contatto per l'Autorità di vigilanza su tutte le questioni relative al trattamento dei dati personali;
• e) controllare il rispetto del Regolamento, compresa la formazione del personale coinvolto nelle operazioni di trattamento.

Come

La modalità operativa prevede due step:

• Il Cliente deve dotarsi del tool di autovalutazione Fulcri Privacy / CGM Data Protect / PhamaPrivacy. Il tool di autovalutazione è a carico del cliente. II servizio DPO non comprende la compilazione della check list né il servizio di compilazione assistita. Questa prima fase dovrà dunque essere completata dall'ente e verrà poi controllata ed integrata da LT42 attraverso la “piattaforma DPO”.
• Nella seconda fase, dopo aver verificato la documentazione esistente ed integrato quanto necessario, tramite la “piattaforma Dpo” dovrà:

  • - inviare regolarmente newsletter di aggiornamento ed approfondimento;
  • - ricevere quesiti - essenzialmente via mail - e dare riscontro;
  • - creare contenuti informativi e formativi, in particolare raccogliendo le domande più frequenti e chiarendo i dubbi più ricorrenti (cd. FAQ Frequently Asked Questions);
  • - creare video per curare formazione ed informazione;
  • - gestire repository per caricare/scaricare documenti.

La “piattaforma DPO” è costituita da un’area ad hoc che verrà attivata in automatico all’interno del tool di autovalutazione FulcriPrivacy / CGM Data Protect / PharmaPrivacy al momento dell’adesione al Servizio DPO tramite LT42.

Tutti i contatti tra l’Ente e LT42 avverranno esclusivamente tramite piattaforma garantendo la piena tracciabiltà di richieste e riscontri.

Attività

L'ente potrà scegliere due modalità di servizio:

• supporto al DPO interno scelto dall'azienda, nel caso in cui non si possa garantire continuità a questo tipo di attività (ad esempio in caso di situazione complessa e/o sedi lontane tra loro);
• attività vera e propria di DPO esterno con obbligo per l'azienda comunque di avere un referente privacy dedicato.